کسب و کار های حرفه ای امروزه با فرم های مختلفی از ارتباطات دست و پنجه نرم کنند. برای همین هم هست که ویژگی ای مانند تبدیل پیام صوتی به ایمیل می تواند بسیار کارساز واقع شود.
همیشه یک جریان مداوم از ایمیل ها، فکس ها، پیامک ها، تماس های تلفنی و پیام های صوتی به سمت شرکت تان جاری است و شما باید در جریان تمام این اطلاعات باشید.
برای همین اصلا بعید نیست که ببینید بسیاری از کسب و کار های حرفه ای از این مسئولیت عاصی و مصتاسل شده اند. چرا که همیشه بعضی مشتریان ناخواسته نادیده گرفته می شوند.
یکی از ساده ترین راه حل ها برای این مشکل این است که تمام این جریان های مجزای اطلاعات را با ویژگی تبدیل پیام صوتی به ایمیل، به یک جریان واحد تبدیل کنید. این کار بررسی و پاسخ دهی این پیام ها را آسان تر می کند.
بیشتر کسب و کار ها همین کار را برای فکس هایشان انجام می دهند، اما شمار بسیار اندکی هستند که از سرویس تبدیل پیام صوتی به ایمیل استفاده می کنند.
این سرویس ها به شما اجازه می دهند که پیام های صوتی را همانطور که از تلفن می شنوید، از صندوق ایمیل هایتان به آنها گوش دهید. درست همانجایی که تمام پیام های کاری دیگر هستند.
تشخیص مزایای چنین ویژگی ای چندان سخت نیست. اما ما در این مقاله می خواهیم به ۴ مزیتی بپردازیم که معمولا هرکسی متوجه آنها نخواهد شد.
زودتر متوجه پیام های صوتی شده و در وقت مناسب تری به آنها جواب می دهید.
یک مزیت بزرگ تبدیل پیام صوتی به ایمیل برای یک شرکت این است که بسیار زودتر و آسان تر متوجه رسیدن یک پیام صوتی جدید می شوید. بسیاری از کسب و کار ها امروزه به طور ویژه ای برای ارتباط با مشتریان شان بر ایمیل اتکا می کنند. با فرستادن یک پیام صوتی به ایمیل در اصل دارید پایم تان را وارد جریانی می کنید که باقی پیام ها می روند.
اکثر کسب و کار ها متوجه اهمیت سرعت در پاسخگویی به نیاز های مشتریان جدید و قبلی شده اند. مشتریان انتظار دارند که فوراً به آنها کمک رسانی بشود و شرکت ها را بر اساس سرعت آنها در پاسخ دهی به درخواست هایشان قضاوت می کنند. با زودتر متوجه شدن پیام های مشتریان، سرعت و مسئولیت پذیری کسب و کارتان را تضمین خواهید کرد.
رفع نیاز به چک کردن صندوق پیام های صوتی تان
برای یک مدیر، چک کردن صندوق پیام های صوتی در طول روز ممکن است کاری معمولی جلوه کند. اما حتی اگر به این فرآیند عادت هم کرده باشید باز هم آن را بهینه یا تاثیرگذار نمی کند. به جای اتلاف وقت برای بررسی چراغ اعلانات تلفن خود، یا بررسی یک صندوق پیام های صوتی خالی، می توانید با ویژگی تبدیل پیام صوتی به ایمیل، در وقت و انرژی تان صرفه جویی کنید.
وقتی پیام صوتی برایتان ارسال می شود یک اعلان دریافت خواهید کرد؛ درست مثل اعلان باقی ایمیل های جدید. این باعث می شود در لحظه چیزی برایتان ارسال شده است که باید به آن توجه کنید. به جای اینکه دائم مشغول بررسی چند صندوق باشید، تمام پیام های دریافتی تان را روی ایمیل تان قرار بدهید. با این روش هم صندوق پیام منظم تری خواهید داشت، هم می توانید با دقت و پشتکار بیشتری به مشتریانی که برای جذب شان زحمت کشیده اید بپردازید و نقد های مثبتی برای کسب و کارتان بسازید.
قابلیت های دسترسی بهتر
با دریافت پیام های صوتی در ایمیل تان، دسترسی بیشتری به آنها خواهید داشت. امروزه دیگر تقریبا تمام کسب و کارها به تلفن های هوشمند، تبلت ها، کامپیوتر ها و… به ایمیل دسترسی دارند. به جای اینکه مجبور باشید فقط با تلفن شرکت و یا تلفن همراه کاری تان به پیام های صوتی تان گوش دهید، با ایمیل خود همیشه و همه جا آنها را در دسترس داشته باشید. قابلیت تبدیل پیام صوتی به ایمیل زمانی ارزش و اهمیت واقعی خود را به رخ می کشد که پای کارمندان دورکار به میان می آید.
اجرایی کردن کار گروهی در واحد خدمات مشتری
وقتی این سیستم درست اجرا بشود، این قابلیت دارد که پیام ها را هم زمان برای چند ایمیل بفرستد. کارمندان به سادگی می توانند در صورت نیاز آنها را حذف یا آرشیو کرده، و در عین حال چند کارمند برای رسیدگی به آنها حضور داشته باشند. برای کاربرد های مرتبط با خدمات مشتری، داشتن قابلیت همکاری چند کارمند در رسیدگی به پیام های صوتی یکی از راه های تاثیرگذار در بالا بردن بازدهی می باشد. وقتی کار سنگین می شود و پیام های زیادی برای گوش دادن وجود دارد، چندی از کارمندان خود را مسئول رسیدگی به آنها بکنید تا مطمئن شوید مشتریان تان خدماتی که لایق آن هستند را دریافت می کنند. با به کار بستن این ویژگی در کنار قابلیت “چَت زنده” می توانید با نیروی کاری محدود، نیاز مشتریان بسیار بیشتری را رفع و رجوع کنید.
در بحث پیرامون این مقاله شرکت کنید!