اگر شما در حال اداره یک کسب و کار هستید، به احتمال زیاد از یک سیستم تلفنی در شرکت تان استفاده می کنید. در یک نقطه ممکن است به فکر ارتقاء یا انتخاب یک سیستم تلفن تجاری جدید بیافتید. به عنوان بخشی از این فرآیند حتما از خودتان پرسیده اید “من چند خط تلفن برای کسب و کارم نیاز دارم؟” بیایید باهم نگاهی به پاسخ این سوال بیاندازیم.
درک اینکه خط تلفن تجاری چه جایگاهی برای من دارد؟
وقتی می خواهید محاسبه کنید که به چند خط تلفن نیاز دارید، بسیار مهم است که نیاز های کسب و کار خود را به خوبی بشناسید. زیرا یک متخصص آی تی، صاحب یک کسب و کار، و یک مصرف کننده، هرکدام تعریف خود را از خط تلفن تجاری دارند.
با توجه به ساختار کسب و کار و اهداف تان، چند عامل مهم در محاسبه تعداد خط های لازم برای طراحی سیستم تلفنی تان آماده کرده ایم.
شمار کارمندان
آیا تمام کارمندان تان به دسترسی مداوم به تلفن نیاز دارند یا فقط تعدادی از آنها؟ بهتر است که تعداد خطوط تان را بر اساس تعداد کل کارمندان تان که به دسنرسی به تلفن نیاز دارند تنظیم کنید.
تعداد تلفن ها
اگر از تلفن های فیزیکی استفاده می کنید شاید بتوان بر اساس آنها تصمیم گرفت. برای مثال اگر ۵ اتاق کنفرانس داشته باشید و در هر کدام ۱ تلفن، بنابراین ۵ خط تلفن می تواند مناسب باشد.
تعداد شماره تلفن ها
برای کسب و کار هایی که چند دفتر دارند، و هرکدام شماره تلفن خود را دارند، می توان تعداد خط ها را بر اسا آنها تنظیم کرد. حتی اگر ۱ دفتر داشته باشید که چند شماره تماس داشته باشد، می توانید به اندازه شماره ها خط تلفن تهیه کنید.
شمار تماس های هم زمان
یک تماس دریافتی و یک تماس ارسالی هم زمان را می توان به عنوان یک خط در نظر گرفت، یعنی خط تلفن اشغال است. در این مورد، حداکثر تماس های دریافتی و ارسالی هم زمان در یک بازه زمانی را می توان تعیین کننده تعداد خط های مورد نیازتان دانست. برای مثال اگر کسب و کارتان قابلیت داشتن ۵۰ تماس هم زمان را داشته باشد، ۵۰ خط تلفن برایتان کافی می باشد.
کسب و کار های دیگر چطور سیستم تلفن شان را تنظیم می کنند؟
سیستم تلفن تجاری ویپ بر اساس دامنه ای از شاخص ها تنظیم می شود. ابعاد تجارت، صنعت، مکان، ساختار کسب و کار، همگی ممکن است تاثیر گذار باشند. در متن ذیل لیستی از شاخص هایی که باید برای کسب و کار های مختلف در نظر گرفت را می بینیم.
سیستم تلفن کسب و کار های کوچک
کسب و کار های کوچک نیاز به سیستم هایی دارند که با هزینه ی کم، تاثیرگذاری بالایی داشته باشند. یک سیستم ارتباطی یکپارچه می تواند به کسب و کار های کوچک کمک کند تا از چندین کانال با مشتریانشان در ارتباط باشند. واضحاً کسب و کار های کوچک نیازی به خط تلفنی به گستردگی کسب و کار های بزرگ ندارند. بنابراین، در این مورد می توان کمیت را در ازای کیفیت قربانی کرد.
کسب و کار های بزرگ و شرکت ها
کسب و کار های بزرگ فقط به دنبال پشتیبانی از شمار بالای کارمندان خود نیستند، بلکه از اهمیت ابزار برای ارتقاء دادن سطح تجریبه و رضایت مشتری نیز هستند. این ابزار می تواند شامل ابزار های تحلیلی، نظرسنجی مشتری، و ادغام با برنامه های یک شرکت دیگر.
دولت
سازمان های دولتی باید سیستمی را انتخاب کنند که قابل اتکا بوده و از پس ارتباطات اضطراری بر بیاید. بیشتر سازمان های دولتی روزانه تماس های دریافتی بسیاری دارند، پس سیستم تلفنی شان باید از پس رفع نیاز هایشان بربیاید. بنا بر سازمان مورد نظر، ممکن است علاوه بر سیستم اصلی، به یک سیستم دیگر برای پوشش دهی تماس های داخلی شان هم نیاز داشته باشند.
مراکز تحصیلی
مانند سازمان های دولتی، مدارس و دیگر سازمان های تحصیلی به سیستمی نیاز دارند که برای ارتباطات اضطراری تجهیز شده باشد. سازمان های تحصیلی بزرگ تر هم ممکن است به سیستمی نیاز داشته باشند که از پس حجم بالا تماس هم بربیاید.
به چند خط تلفن نیاز دارید؟
آماده اید که به این سوال پاسخ دهید؟ اما پیش از یادتان نرود که این سوال ها را نیز از خودتان بپرسید:
- برداشت من از خط تلفن تجاری چیست؟ آیا ممکن است با گذشت زمان، تعریف من هم از آن عوض بشود؟
- پس از گذشت ۶ ماه، ۱ سال، ۵ سال، به خطوط بیشتری نیاز دارم یا کمتر؟
- ساختار تجارت من چگونه است؟ آیا به یک سیستم قرص و محکم نیاز دارم که از پس یک مرکز تماس بر بیاید؟ یا یک سیستم ساده برای یک دفتر ک.چک؟
- بودجه ی من چقدر است؟ چه قدر مایلم خرج کنم؟ کدام بخش های تجربه مشتری من برایم اهمیت دارد؟
وقتی این سوال ها را پاسخ دهید در مسیر درستی برای محاسبه ی تعداد خط های مورد نیاز می رسید. و فراموش نکنید که با متخصص ویپ شرکت ارائه دهنده تان نیز مشورت کنید. اگر به راهنمایی نیاز داشته باشید یک ارائه دهنده ی خوب به شما کمک می کند که تصمیم درست را بگیرید.
در بحث پیرامون این مقاله شرکت کنید!