تا کنون حتما نام وُیپ (VoIP) به گوشتان خورده است. وُیپ مختصر شده‌ی عبارت “صدا بر پروتکل اینترنت” است. ویپ در سال ۱۹۹۵ بارگذاری شد؛ و اغراق نکرده‌ایم اگر بگوییم ویپ کاملا شیوه ارتباطات ما را متحول کرده است.
در این راهنما، می‌خواهیم به شما چگونگی عملکرد سیستم ویپ و زیر و بم برقراری تماس تلفنی از طریق اینترنت را توضیح دهیم.
حتی اگر خود را یک تازه‌کار بدانید و یا مدیر یک کسب و کار فصلی باشید، باز هم هرچه درباره سرویس تلفن اینترنتی باید بدانید را فرا خواهید گرفت.
ویپ چیست؟
چگونه سیستم تلفن ویپ کار میکند؟
چرا تجارت‌ها از ویپ استفاده می‌کنند؟
برترین ویژگیهای سیستم تلفن ویپ
الزامات سیستم تلفن ویپ
انتخاب سیستم تلفن ویپ مناسب
به دنبال خدمات VoIP هستید؟
ما با بهره‌گیری از متخصصین مجرب و آموزش دیده و همچنین با تکیه بر اصل مشتری‌مداری مدعی ارائه خدمات با بالاترین کیفیت به شما می‌باشیم.برای مشاوره رایگان، همین الان با ما تماس بگیرید.
تلفن ویپ چیست؟
“صدا بر پروتکل اینترنت” (ویپ) به استانداردهایی که تسهیلکننده تماسهای صوتی تلفنی، روی اینترنت (و نه تلفنهای محلی) هستند اشاره دارد.
صدا بر آی‌پی (IP) صدای شما را به یک سیگنال دیجیتالی تبدیل و فشرده کرده، و سپس آن را به اینترنت می‌فرستد. ارائه‌دهنده سرویس ویپ تماس را برای تمام اعضا برقرار میکند. در آخر، داده‌های دیجیتالی از حالت فشرده خارج شده و به شکل صدایی که از تلفن می‌شنویم به گیرنده می‌رسند.
دلیل استفاده مردم از سیستم ویپ، برقراری تماس تلفنی بدون نیاز به سرویس‌های مخابراتی و تلفنی است. این انتخاب موجب صرفه‌جویی در هزینه، الالخصوص در تماسهای خارج از کشور خواهد شد. اگر به اینترنت دسترسی دارید دیگر از بند دردسرهای مخابراتی آزادید. این سیستم کارمندان را قادر به کار در منزل ساخته و همچنین امکان ارتباط کارمندان با دفتر را فراهم میکند.
برای استفاده از ویپ، به یک تلفن رومیزی سازگار با سیپ (SIP) و یا یک اپلیکیشن تماس ویپ نیاز دارید. این یعنی شما به یک آی‌پی آدرس نیاز دارید تا تماس‌ها روی شبکه‌تان برقرار شوند. برخلاف تلفنهای خطی، سیستم ویپ قادر به ارائه تماسهای صوتی با کیفیت صدای بالا می‌باشند. به‌هر ترتیب اگر تا اینجای متن به خواندن ادامه داده‌اید یعنی راجع به سیستم ویپ کنجکاوید. حال می‌خواهیم مقدمات ویپ را برایتان توضیح دهیم تا اندکی از این کنجکاوی بکاهیم. پس منتظر چه هستید؟! به خواندن ادامه دهید!
سیستم تلفن ویپ چگونه کار میکند؟
سیستم تلفن ویپ، فناوری برقراری تماس تلفنی از طریق اتصال اینترنتی (به‌جای خط تلفن عادی یا شبکه موبایل) است.
سیستم ویپ سیگنال‌های صوتی آنالوگ را به سیگنال‌های دیجیتال روی اتصال پهنای باندتان تبدیل میکند. سرور ویپ برای اتصال تماس به دیگر شبکه‌های تلفن استفاده می‌شود.
تا زمانی که به یک اینترنت پرسرعت، یک مودم و روتر مجهز باشید یعنی آماده استفاده از سیستم ویپ هستید.
پیکربندی مرسوم ویپ شامل یک تلفن رومیزی و یک سرور سیپ (SIP)، که در واقع یک ارائه‌دهنده سرویس ویپ است، میباشد. سیستم ویپ عملکردی به مراتب بهتر از تلفن خطی‌تان خواهد داشت، چرا که ویژگی‌ها و خدماتی به شما ارائه می‌دهد که تلفن خطی حتی قادر به رقابت با آن هم نیست.
از آنجا که ویپ یک سیستم اینترنت‌محور است، داده‌های شما به طور ایمن در شبکه ابری ذخیره می‌شود. شما می‌توانید سیستم ویپ را از طریق یک داشبورد آنلاین مدیریت کنید. این داشبورد به کاربران اجازه تنظیم مخاطبان، شماره تلفنهای تجاری، دایورت کردن تماس و افزودن شماره تلفنهای جدید را می‌دهد.
احتمالاً شما از قبل برای سرویس اینترنت هزینه کرده‌اید؛ فارغ از اینکه از چه سیستم تلفنی‌ای استفاده می‌کنید. پهنای باند کابلی و فیبری به شما امکان استفاده از سرویس تلفن اینترنتی و در نتیجه توقف هزینههای شرکت‌های مخابراتی و تلفن خطی را می‌دهد. همچنان افزودن ویژگی‌هایی که برای کسب و کارتان حیاتی هستند در این سرویس به مراتب آسان‌تر است.
چرا کسب و کارها از ویپ استفاده می‌کنند؟
ویپ یک راهکار ایدهآل برای استفادههای تجاری میباشد. ویپ یک سرویس تلفنی امن و قابلاعتماد برای کارمندان و کارگزاران فراهم میکند. و این بینیاز از هزینههای آنچنانی است.
یکی از دلایلی که سیستم ویپ اینچنین از تلفنهای سنتی سبقت گرفته است، انعطاف‌پذیری، سازگاری، و ویژگیهای حرفه‌ای تماس، با هزینه بسیار پایین است.
به‌جای داشتن یک اتاق سرور با پی‌بی‌ایکس (PBX) (تعویض انشعاب خصوصی) داخلی، تمام چیزی که نیاز خواهید داشت یک تلفن سازگار با تلفنهای رومیزی سازگار با ویپ است.
اما نگران نباشید! اگر هم از پی‌بی‌ایکس استفاده می‌کنید، همچنان می‌توانید از مزایای فناوری ویپ بهرمند شوید. به‌زودی به این نکته‌هم خواهیم پرداخت.
ویپ هاست‌شده برای تجارت
در نمودار شبکه‌ی زیر می‌توانیم ببینیم که یک سیستم تلفن ویپ هاست‌شده، دستگاه‌های زیادی، از جمله تلفنهای همراه را مشمول می‌شود. این‌گونه می‌توان به ارتباط یکپارچه کاری دست یافت.
این رویکرد با عنوان سیستم ابری تلفن و یا “پی‌بی‌ایکس ابری” شناخته می‌شود. ادمین‌ها می‌توانند دسترسی‌ها و ویژگیهای مختلف را برای هر کارمند مدیریت کنند. همچنین دسترسی به ویژگیهای پیچیده و جذاب ویپ با یک اینترفیس آنلاین مقدور است.
وقتی یک کارمند با یک مشتری تماس می‌گیرد، تنها تلفن را برمی‌دارد و شماره می‌گیرد؛ طبق روال معمول. تلفنِ آی‌پی (یا اپلیکیشن) پیش از رسیدن به ارائه‌دهنده سرویس ویپ، از سوئیچ شبکه‌ی محلی منطقه (LAN) و روتر عبور میکند. از آنجا به بعد، ارائه‌دهنده ویپ تماس را برقرار میکند.
اگر مسیر شبکه به شخص گیرنده از سیگنال صوتی دیجیتال پشتیبانی کند، تماس با کیفیت بسیار بالا برقرار می‌گردد. در غر این‌صورت ارائه‌دهنده ویپ تماس را بر شبکه تلفن سوئیچ‌شده (PSTN) متصل میکند.
استفاده از یک سیستم ویپ هاست‌شده به همین سادگیست. به‌هرحال، برای کسب و کارهای توسعه یافته با سیستم‌های تلفنی پیچیده‌تر، نیازهای متفاوتی مطرح است.
اگر دفترتان از پی‌بی‌ایکس استفاده میکند، احتمالاً برای خط‌های تلفن ترانک‌شده نیز هزینه کرده‌اید. این خط‌های ترانک‌شده تماسهای صوتی را از پی‌بی‌ایکس به شرکت تلفنی (مخابراتی) منتقل می‌کنند و اصلاً هم ارزان نیستند!
سیپ‌تراکینگ برای سیستم‌های تلفنی پی‌بی‌ایکس
در برخی موارد، شرکت‌ها به دلیل هزینههای جایگزینی خط‌های تلفن ثابت در هر دفتر، اسیر سیستم تلفن ترکیبی خود هستند. از آنجا که ویپ از سیپ (SIP) استفاده میکند، می‌توان از آن برای ایجاد چند خط تماس از طریق اینترنت استفاده کرد.
در نمودار زیر می‌بینید که سیپ‌ترانک تماس‌ها را از ارائه‌دهنده ویپ پذیرفته است. ورودی و خروجی تماس‌ها تا رسیدن به مقصد رویکردی مشابه دارد و به پی‌بی‌ایکس پیوند خورده است. مانند سوئیچ‌های محیطی قدیمی، “ترانک” به‌عنوان یک سوئیچ عمل کرده و داده‌ها را کنترل و سرریز میکند.
بارزترین مزیت سیستم ویپ برای کسب و کارهای بزرگ و کوچک وقتیست که از سیستم تلفن ثابت در محیط استفاده کنند. سیپ ترانک به شما اجازه می‌دهد سیستم‌های تلفن ثابت را با راهکارهای نوین ویپ ادغام کنید تا از شر اسراف‌های بیهوده راحت شوید.
سیپ ترانک برای هرگونه پی‌بی‌ایکسِ آی‌پی-محور کانال‌های سرویس صوتی در دسترسی فراهم میکند. سیپ ترانک در ازای ماهیانه ۱۵ الی ۲۰ دلار در ماه قابل اندازه‌گیری میباشد. تنظیم و آماده‌سازی آن‌ها هم چندان دشوار نیست. تنها لازم است به سادگی نام کاربری و گذرواژه سیپ را در اختیار پی‌بی‌ایکس‌تان قرار دهید.
دستگاه‌های همراه و اتصال وای-فای
به لطف توسعه شگفت‌آور دستگاه‌های همراه در محل کار، ارتباط واحد و یکپارچه امروزه یک نیاز جدی به حساب می‌آید.
کارمندان دیگر در بند میزهایشان نیستند. کارمندان در سفر و دورکاران برای تماس با شرکت به چیزی جز یک اپلیکیشن ویپ روی تلفن همراهشان نیاز نخواهند داشت.
ممکن است برخی دفترها قادر به استفاده از اِتِرنت (شبکه محلی کابلی) نباشند. سرعت وای-فای به شکل قابل ملاحظه‌ای ارتقا یافته است. در صورت وجود سیگنال‌دهی قوی وای-فای، در عین اوپتیمال بودن اتصال CAT 5e یا CAT 6، کارمندان می‌توانند آزادانه و فارغ از سیم و کابل از هر نقطه دفتر به برقراری تماس بپردازند.
مراقب ازدحام مصرف پهنای باند در شبکه‌تان باشید. ممکن است به تنظیم چند مورد در شبکه برای عملکرد اوپتیمال نیاز پیدا کنید.
آیا می‌توانم از تلفنم برای ویپ استفاده کنم؟
برای استفاده از تلفن آنالوگ‌تان برای ویپ، نیاز به یک تبدیل تلفن آنالوگ (ATA) نیاز خواهید داشت. این تبدیل ویژگی‌ها و قابلیت‌های جدیدی به تلفن آنالوگ موجود خواهد افزود. در بسیاری از موارد، استفاده از تلفنِ سیپ مطلوب‌تر است، چرا که کارایی اصلی آن، کار با ویپ بوده و به طبع عملکرد بهتری خواهد داشت.
آیا می‌دانستید ماشین فکس‌تان ممکن است به درستی روی ویپ کار نکند؟ درست است. از آنجا که ویپ سیگنال صوتی را روی خط فشرده کرده و سپس به حالت عادی برمی‌گرداند، کُدِک‌ها بیت‌های اندکی را جهت رسیدن به حداکثر ثبات حذف می‌کنند. همچنین می‌توانید از ATAهایی که مخصوصاً برای دستگاه‌ای فکس طراحی شده‌اند استفاده کنید. این تبدیل‌ها دستگاه‌تان را قادر به استفاده از تمام ویژگیهای ویپ می‌سازد.
اگر ناچار به استفاده از تلفنهای آنالوگ و دستگاه‌های فکس هستید، مطمئن شوید تبدیل تلفن ویپ‌ی که می‌خرید با دستگاه‌تان سازگار باشد.
یک سیستم تلفن ویپ چهقدر هزینه دارد؟
یک سیستم تلفن ویپ به ازای هر خط بین ۲۰ تا ۴۰ دلار در ماه هزینه دارد. بسته به شمار کاربران، ثبات و ویژگی‌ها، این هزینه قابل کاهش است. قیمت یک آی‌پی تلفن معقول از ۷۰ دلار شروع می‌شود، اما به ازای چند دلار در ماه قابل کاهش میباشد.
مجموع هزینههای یک سیستم تلفن ویپ به تلفن‌ها، وسایل جانبی، سرویس، و تنظیمات اولیه بستگی دارد. برخی شرکت‌ها هزینه‌ای جهت تنظیمات و فعالسازی دریافت نمی‌کنند و گاهی اوقات خدماتشان شامل پورت رایگان نیز می‌شود.
ویژگیهای برتر تلفن ویپ
به‌علاوه‌ی صرفه‌جویی جدی در هزینه‌ها، ویژگیهای گسترده تلفن یکی دیگر از انگیزه‌های شرکت‌ها برای جایگزینی خط‌هایشان با سرویس ویپ است.
حال می‌خواهیم چندی از برترین ویژگیهای سیستم تلفن ویپ را باهم مرور کنیم:
- تماس نامحدود: با هر شماره‌ای که می‌خواهید در آمریکا و کانادا تماس بگیرید. نیازی به نگرانی برای مدت تماس نیست. صرفه‌جویی مستمر!
- فکس آنلاین: به‌طور نامحدود فکس دریافت و ارسال کنید، درست مانند ایمیل. بدون نیاز به سخت‌افزار و سیم. بالاخره فکس کردن آسان شده و مستقیم شده است!
- اوپراتور خودکار: بلافاصله با تماس‌گیرندگان احوالپرسی کنید و به شخص موردنظر وصل‌شان کنید. باعث شوید شرکتتان در برخورد اولیه تاثیر مناسبی بر مشتریانتان بگذارد.
- صف تماس: وقتی گروه‌تان مشغول است به تماس ها رسیدگی کنید. تماس‌گیرندگان در صف انتظار منتظر مامور بعدی می‌مانند. شما و مشتریانتان عاشق این ویژگی خواهید شد.
- کیفت صدای HD: به بهترین کیفیت صدا در تماس‌ها دست یابید. کُدِک ۷۲۲ جهت رفع نویز‌ها و سیگنال‌های مزاحم مهندسی شده تا به مکالمه‌ای با کیفیت مطلوب دست یابید.
- خط‌های کنفرانس: از یک خط کنفرانس باثبات، با ظرفیت حداکثر ۹ نفر بهرمند شوید. با کیفیت HD جلسه بگذارید، مدیریت کنید و کنفرانس را ضبط کنید.
- پیام صوتی به ایمیل: پیام‌های صوتی‌تان را به اینباکس منتقل کنید. پیام‌های صوتی را از طریق ایمیل‌تان گوش کرده و همانجا به آن‌ها پاسخ دهید.
- اپلیکیشن گوشی‌های هوشمند: دائماً در دسترس تماسهای کاری باشید. دیگر هیچ تماس مهمی را از دست نخواهید داد. این اپلیکیشن‌ها برای دستگاه‌های اندروید و آی‌او‌اِس به رایگان در دسترس‌اند.
- حضور مداوم و جاری: ببینید چه کسانی در دسترس تماس‌ها و پیغام‌ها و تماس‌ها هستند. اعلام وضعیت های زنده، دقیق و مستقیم هستند.
- همکاری تیمی: با گروه‌تان صحبت کنید. تصاویر و ویدیوهای بی‌نقص برای یکدیگر ارسال کنید تا کارها را سریع‌تر به اتمام برسانید.
- اِس‌اِم‌اِس: با مشتریان اِس‌اِم‌اِس دریافت و ارسال کنید. عالی برای اطلاع‌رسانی‌های سریع و یادآواری قرارها.
- ادغام CRM: ادغام گزینشی که می‌توانید از آن برای CRMهایتان استفاده کنید. بازدهی‌تان را با ادغام عمیق جریان کار سرعت ببخشید.
این‌ها فقط شماری از ویژگیهای کارآمد ویپ است. اگر شرکتتان مرکز مخاطبین دارد بهتر است روی ویژگیهای مرکز تماس تمرکز کنید تا به ROI سریع‌تری دست یابید.
الزامات سیستم تلفن ویپ
به راه انداختن سیستم ویپ برای کسب و کارتان فکر می‌کنید؟ از کجا مطمئن می‌شوید کسب و کارتان آمادگی‌اش را دارد؟!
پهنای باند شبکه
به یک اتصال اتصال قابل اتکا همچون DSL، کابل، یا فیبر از ارائه‌دهنده سرویس اینترنت (IPS) نیاز خواهید داشت. پهنای باند موردنیاز برای ویپ، ۱۰۰ Kbps برای هر دستگاه است. بر اساس نوع داده و ویژگیهای مورد استفاده، پهنای باند مورد نیاز از حد استاندارد بالاتر میرود.
تلفن‌ها و دستگاه‌ها
یکی دیگر از مهم‌ترین عوامل این است که مطمئن شوید دستگاه‌های مناسبی دارید.
الزامات برقراری تماس بر ویپ یک تلفن سیپ، یک تلفن مجازی، یا یک تبدیل تلفن آنالوگ میباشد. حال نگاهی مختصر به هر یک از این گزینه‌ها خواهیم داشت:
- تلفن سیپ: تمام تلفنهای ویپ، تلفن سیپ هستند و بالعکس. این تلفن‌ها تماس را با استفاده از ارائه‌دهنده سرویس ویپ برقرار می‌کنند.
- تلفنهای مجازی: اگر تلفن معمولی در اختیار ندارید می‌توانید فقط کافیست یک اپلیکیشن برای برقراری تماس ویپ بر تلفن همراه، لپ‌تاپ و یا تلفن شخصی خود نصب کنید. این برنامه‌های ویپ اطلاعات تماس شما را جداگانه ذخیره می‌کنند. زیرا داده‌های صوتی مستقیماً از ارائه ارائه‌دهنده ویپ انتقال داده می‌شوند.
- تبدیل تلفن آنالوگ: اگر از دارندگان تلفنهای آنالوگ هستید بدانید که جای هیچ نگرانی نیست. با یک تبدیل تلفن آنالوگ می‌توانید تلفن‌تان را ارتقا دهید تا عملکرد خوبی روی ویپ داشته باشد. هرچند تمام ظرفیت‌های ویپ در این شیوه قابل استفاده نمی‌باشند اما همچنان خدمات قابل توجهی خدمت‌تان ارائه خواهد شد.
انتخاب سیستم تلفن ویپ مناسب
حال در این نقطه چیزی که به آن نیاز دارید، سرویس ویپ مناسب با کسب و کارتان است. همکاری با یک ارائه‌دهنده قابلاعتماد، ضامن یک تجربه مطمئن و رضایت‌بخش است.
برای انتخاب بهترین سیستم تلفن ویپ، باید عوامل زیر را در نظر داشته باشید:
- هزینههای اولیه و ماهیانه
- قابل‌اتکا و مدت‌زمان کارایی
- قدمت و شهرت ارائه‌دهنده
- رابط کاربری آسان محصولات و خدمات
- نظرات مشتریان و مطالعات صورت‌گرفته بر سرویس
در بحث پیرامون این مقاله شرکت کنید!